導入事例：会議資料配布効率化
CLOUDFILING®で委員会資料配布・管理をオンライン化
A社団法人ではCLOUDFILING®を使って委員会で使用する会議資料の配布を管理しています。
この協会は20の委員会を設置しておりその会議が毎月開催され、月に20回つまり平均すると毎日1回のペースで委員会が開催されていることになります。各委員会は約20人の委員で構成されていて、どの会議でも75~100頁の資料が提出され全委員に配布する必要があります。少なく見積もっても、毎月でトータル1500頁の資料が配布されます。
これだけの頁数を20委員会分コピーすることを考えると、大変な労力が必要なことは容易に想像できます。
CLOUDFILING®を使用することで、その労力を徹底的に削減し業務効率を大幅に改善できます。また、会員はそれぞれ別の組織や個人ですので、閲覧端末を特定のものに統一することは不可能です。しかし、CLOUDFILING®のプラグインフリー(特定アプリケーションをダウンロードする必要がない)の特性から、特段の準備をすることなくこのような状況に対応できています。
さらに、この社団法人の特性上限られた人のみに配布を限定したい資料が多く存在します。こうした資料は、CLOUDFILING®の限定配信の機能によって特定の委員(または)のみに閲覧許可することができます。
事務局はこんなに簡単に資料配布を管理しています
委員の皆さんは全国から首都圏へ集まって毎月の定例会議を開催します。各委員は説明に使用する資料をメールやFTPで事務局へ送付します。このときのフォーマットは、PDF, WORD, Excel, PowerPointと多岐にわたります。
会議開催の数日前までに事務局へ届いたファイルは、担当の職員があたかも印刷出力するのと同様の手軽さでCLOUDFILING®サーバへ登録します。CLOUDFILING®が提供するプリンタドライバのおかげで通常オフィス文書を扱うのと同じ環境を提供できるのです。
一旦登録した資料のとりまとめと配信は、サーバ自身が管理できます。また、登録された資料は会議開催前にURLとしてメールで通知されますので、各委員は全国に散らばっていても容易に内容を事前確認できます。
コピーして配布するときには、とりまとめを行った後に一括して人数分(概ね20人)コピーして帳合する作業が必要です。
しかし、CLOUDFILING®を使用する場合はそれらの作業を必要とせず、すべて電子的な手続きのみで完結します。
結果的に、一会議あたり75頁×20人=1500頁分(一月では1,500頁×20会議=30,000頁)のコピーと帳合作業の時間をなくすことが可能になりました。
コピーにかかる費用を削減し大幅にコスト削減
事務局運営では、会議資料のほかに機関紙の配布があります。これを実行する場合には12人相当の人件費がかかります。月20回の会議、つまり毎日資料をコピーし続けなくてはなりません。結局、紙で資料を準備した場合には、右上の図のとおり年に550万円～600万円もの経費がかかります。
一方でCLOUDFILING®を使用する場合には、事務局人員は半分の6人で運営できます。CLOUDFILING®のサービス料50万円/月を考えても、300万円程度になり費用をほぼ半減できます。
CLOUDFILING®を採用するに至った本当の理由
サービス利用を決めたのは、上述のコスト削減がもっとも大きな要因であることは間違いありません。
それ以外に重要なのは、事務局職員の労働環境を大幅に改善できることにありました。コピーや帳合の作業中に印刷物で衣服や作業室が汚れてしまったり、ほこりにまみれて体調を崩したり、といった問題を解決できました。
また、コピー作業室や資料保管室をなくしオフィスを有効に利用できるようになったことも、目に見えない改善点です。
