導入事例：大規模図面DB
CLOUDFILING®で大量の図面を電子化・オンライン化
産業用製造装置メーカーでは、顧客企業毎に提供した装置の設計図面を大量に保有しています。
顧客企業との技術検討や折衝の場面では、過去に蓄積した図面情報へのアクセスの速度が、顧客対応の品質を大きく左右します。
1000万頁の図面をCLOUDFILING®上で一元管理
このメーカでは、過去の数十年に蓄積された55万冊/1,300万頁を超える紙による図面情報が貴重な知的財産です。
対象とする図面を検索するには、図面を利用するSEかまたは専任職員が、図面室に入って検索しなくてはなりません。紙面情報を探し出すために、一冊あたり少なくとも5分の時間を必要としました。一日当り平均して400冊の図面フォルダを検索するという状況では、専任職員の数を減らすことができません。また、図面の管理には図面室を維持し続ける必要があります。
顧客企業と折衝しながら設計作業を担当するSEが、作業デスクを離れなくても図面情報にアクセス可能にして、業務環境改善を図るためにCLOUDFILING®システムが導入されました。
当初は、直近の数年分の図面を中心にスキャンして登録するのと同時に、新規に作成されたCAD図面は電子データを直接印刷イメージデータに変換してCLOUDFILING®システム上に登録することにしました。図面室内の図面は順次スキャンして登録し、2年半年後にはすべての図面を電子化してCLOUDFILING®上に格納を完了させました。
CLOUDFILING®上で図面検索から閲覧までの時間を数十秒に短縮
一旦CLOUDFILING®上に電子的に保管された図面ファイルには、登録時に付与したメタ情報（資料を説明する情報）を手掛かりにして容易にたどり着くことが可能です。顧客企業との折衝準備のため、担当営業者や担当SEが、顧客企業名、日付、案件名、図面名、部品名などのメタ情報を指定することで、PCやタブレット上のウェブブラウザから図面を探し出します。
検索結果はサムネイル表示されますので、数十件の結果表示からでも図面外観をもとにしてすぐに所定の図面にアクセスできます。検索のためにキーワードを入力してから結果が出力されるまで数秒、２～３の図面を確認するまで十数秒、多めに見積もっても30秒以内には表示閲覧できる状態になるのです。
こうして図面確認までにかかる時間を、5分を30秒へと1/10に短縮できました。
図面維持管理のコストを大幅に削減
CLOUDFILING®を導入する前と導入後でのコストを右上の図で試算してみました。導入前の主なコストであった、検索にかかる専任職員の人件費と図面室の家賃が、導入後にはCLOUDFILING®システムの維持費コストに置き換わりました。
結果的に年間6,400万円の費用から約1,000万円と、コストをおよそ1/6に削減することができました。
CLOUDFILING®を採用するに至った本当の理由
すでに触れましたが、図面を電子化しCLOUDFILING®上にデータベース化することに決めた主な理由は、図面管理や検索に関わるコスト削減と担当者の作業時間を短縮できることにあります。
それ以外に、図面室での担当職員の労力を軽減できる効果が絶大で、職員の労働環境を大幅に改善できることにありました。
