資料登録についてよくある質問
CLOUDFILINGへの資料登録についてよくある質問
登録できる資料にはなにがありますか?
登録できるファイルには以下のものがあります。
- PDFファイル(他のフォーマットからの変換、スキャナ入力など)
- MS-Officeファイル(Word, Excel, PowerPoint)
- 多様な画像ファイル(JPEG, PNG, TIFF, GIF)
- ウェブクリップ (URLを指定してサーバ側でキャプチャ)
色々な形式のうち、登録元のデータにテキストを含むもの(テキスト付きPDF、MS-Officeファイル、ウェブページ)に対しては、ページ毎にテキストを抽出し、後でページ内全文検索可能にするよう処理します。
どのような手順で登録を行えますか?
上記の各ファイルは、以下の手順で処理できます。
- 「新規登録」の画面からファイルをアップロードする方法
登録時に、ブック文章入力、綴じ方(見開き、左右開き)、元ファイルを添付するしない、登録品質などを指定できます。 - サーバの特定アドレスに添付ファイル付きメールを送付する方法
添付ファイルがそのまま登録対象の資料になります。メールサーバで設定する各メールの許容データ量を超えない範囲であれば、複数ファイルを同時に添付して、それぞれ別のブックとして登録できます。
この方法では、メールの題名、メールの本文がブック文章として登録されます。また、メールに添付したファイルが、サーバ内のブックに添付されます。 - 別のウェブサーバ上にあるファイルをURLを指定して登録する方法
利用したいファイルの所在を示すURLと関連する情報をブック文章に指定することで、登録が出来ます。この場合、URLで指定したファイルは、CLOUDFILINGサーバが自動的に取得し登録処理に移行します。多くのページを含むファイルでも、自分の端末に一旦ダウンロードしてアップする必要がありません。また、ファイルアップロードの困難なモバイル端末(iPad, iPhone, Androidなど)でも、登録処理を待つだけで何百ページもの資料を軽々と閲覧可能となります。 - スキャナとの連動させる専用プラグインを使用する方法
スキャナ(ScanSnapなど)のボタンからスキャンしたPDFファイルを、そのまま登録するアプリケーションです。スキャナ動作が終了した後に専用プラグインが自動的に起動します。
なお、このオペレーションのためには、事前に専用プラグインをインストールする必要があります。
登録の経過はどのように確認できますか?
上記の登録手続きをサーバに指示した後、実際に登録が開始された時、および終了した時に、予めユーザID毎に登録したメールアドレスに登録開始通知および登録終了通知が送付されます。複数ユーザが同時に登録処理リクエストが起こった場合には、登録処理キューに入れられますので、実際の処理開始まで待っているのかどうかを確認できます。
なお、登録処理が何かしらの原因でそれ以上継続できないときには、登録処理中断のメールが配信されます。
*MS-Office、Word、Excel、PowerPointは、米国その他の国における米国マイクロソフト社の登録商標です。
*Mac、iPhone、iPadは、米国およびその他の国で登録された米国アップル社の登録商標です。
*Androidは、米国グーグル社の登録商標です。
*その他、記載している会社名、商品名は各社の商標または登録商標です。