ペーパーワークの良さを損なわない業務用書類の検索・閲覧・共有サービス　CLOUDFILING SERVICE

文書管理上の隠れた問題を解決

業務に使用する文書管理では、オフィス文書、スキャン文書、ウェブクリップ文書などそして外部からの受領文書などをPDFへフォーマットを共通化し保存することが一般的になってきました。しかし、これを直接ファイルサーバで管理しようとすると運用上色々な問題が発生します。

従来のファイル管理による文書保管の問題点

Windowsやその他のOSで主に用いられている、階層構造を主とする文書ファイルの整理法では保存する文書量が数百のオーダーに達するあたりから、管理が破綻するといわれています。これは、最初に階層構造を設定する人の方針を十分理解しないグループの他のメンバーが、ファイルを探し出せないとか、当初方針を守らず新ファイルを保存する、といった場合が生じるためです。つまり、階層構造による整理法が属人的になってしまうことが原因です。

また、ファイルを探し出せた後にも問題が起こります。ファイル管理サーバからファイルをローカルPCへ一旦ダウンロードする必要があります。PDFファイルをビューワで表示する前に待ち時間が生じます。さらに、ダウンロードしたファイルをビューワで開いた後も数十から百頁を超える文書の中から、所定のページへは検索などして順に表示する必要が生じます。

結局、大規模の文書ファイルデータベースから所定の頁を見つけ出すまでに、知らず知らずのうちに長い時間を費やすことになります。

CLOUDFILING®で文書管理業務を効率化

現在のウェブ上の情報提供サービスが階層構造による分類よりも、検索が好まれるようになったように、CLOUDFILING®でも文書の属性情報に基づいた検索を基本としてアクセスする構造としています。

文書ファイルを保存・整理するときにも、階層構造で分類することを考えず、フラットに保存しておく方法をとります。このとき各文書ファイルは付加情報と共に保存し後々の検索で取り出しやすくします。

具体的には、CLOUDFILING®システムでは、文書単位にメタデータ（タグ情報、属性情報、全文、その他任意の文字・記号）を付加して整理・管理します。

文書を取り出す際には、ページ単位（および文書単位）に付与するメタデータ（タグ情報、属性情報、全文）を元に検索し、当該ページのサムネイルで結果表示します。付箋の情報も検索キーとして扱うことで必要ページを容易に取り出せます。

ここまでの全ての処理は、すべてクラウドの特徴であるAJAXで実装されていて、PC, MAC, iPadなどに備わっているウェブブラウザを使って操作可能です。これにより、アクセス環境へのアプリケーション導入を特に必要とせず、システム管理業務の労力を軽減できます。

また、文書イメージを表示する際に、ファイルのダウンロードを許していませんので、不用意なファイルデータの流出を防げます。
さらに、表示可能ドキュメントをある時点から非表示にすれば、それ以後は閲覧不可にする期間限定表示も可能です。

こうして、CLOUDFILING®からの検索・閲覧機能によって文書管理業務の無駄を徹底的に削減できるのです。