使いやすさが好まれる

CLOUDFILINGが選ばれる理由２：高い使用感

CLOUDFILINGが選ばれるもうひとつの理由に、その「使いやすさ」があります。

使いやすさはセキュリティにも密接に関係します。いくらセキュリティが高くても使いずらければ誰も使ってくれません。

また、使いにくいシステムだと、利用者は別の方法に頼ってしまい、そこでセキュリティが甘くなってしまします。

これはクラウドファイリングの例ではありませんが、個人情報を保存したＵＳＢメモリを紛失したというようなニュースを時々目にします。大抵「担当者が規程を破ってＵＳＢメモリに個人情報を保存した」というような弁明がなされます。しかし多くの場合、ＵＳＢメモリにデータをコピーしないと仕事ができないような使い難い環境になっていること自体が問題なのです。クラウドファイリングは使い易さを徹底的に追求しているので、書類を見るのに、あるいは共有するのにいちいち印刷したり、オリジナルファイルをばら撒いたりしないで済むようになっています。

以下では、使いやすさについて具体的な機能ごとに説明します。

閲覧

閲覧つまり、書類を見るための仕組みは、親会社であるサピエンスの特許技術を利用したハイライトの部分でもあります。

ブラウザだけを用いて、書類を拡大したり縮小したり、ページを捲ったり、また、ＰＣであればマウスに、iPad 等であれば指の動きに追従してぐりぐりスクロールさせることもできます。次のフォーカスのところで説明しますが、ＰＣで閲覧している場合、マウスのカーソル位置を中心に拡大縮小するので、あなたが今着目している場所を見失うことがありません。

これらの閲覧技術によって、殆どの場合、紙に印刷する必要がありません。これは省エネルギーであると同時にセキュリティ上大変重要なことです。

フォーカス

クラウドファイリング全体通してフォーカス、つまりあなたが着目しているところが保持されるようになっています。これは閲覧の拡大縮小のところだけではありません。

たとえば、検索結果でサムネールの一覧が表示されますが、そのサムネールをクリックして一度閲覧し閲覧を終了すると、そのサムネールの背景が濃くなり、いま自分がどれを閲覧していたかがわかるようになっています。書類の中を閲覧しているとき、どのページを最後に閲覧したかを示すフォーカスが保持されるようになっています。

これは、殆ど同じような表紙の２つの書類が登録されていて、その何れか一方を削除しなければならないとか、何れか一方を大量に印刷して配布しなければならないとかというような場合に有用です。

このような場合、当然中身を確認することになります。確認し終わっていよいよ次の処理をしようとするとき、いま自分が確認していた書類にフォーカスがないと、思わぬ事故を起こします。クラウドファイリングはそのようなことがないように注意深く作られています。

検索

次は検索です。キーワードのＡＮＤ、ＯＲ、ＮＯＴの組み合わせの検索が簡単にでき、登録日や更新日の期間指定の検索もできます。登録された書類（ブック）には、その書類全体に付けられたブック文章と呼れるメタ情報と書類を構成する各ページに付けられたページ文章と呼ばれる検索対照情報付加されていて、それに対して検索します。

検索結果

検索結果は、縦横に並ぶサムネールの一覧で表示されたり、サムネールとブック文章の組になって一覧表示されたりします。検索結果は通常、最近見た文書が先に並んで表示されるようになっているので、よくみる文書は直ぐに見つけられるようになっています。

右クリック

これは、マウスに２つボタンがあるＰＣに限った話になりますが、クラウドファイリングはいたるところで右クリックが有効にはたらきます。たとえば、検索結果において表示されているサムネールの上で右クリックしたり、その背景で右クリックしたり、あるいは、サムネールの下に１行だけ表示されているブック文章の上で右クリックしたりすればその効果はすぐにわかります。

またクラウドファイリングはブラザだけで画像の編集ができるようになっていますが、編集のために沢山のボタンがあります。このボタンの上で右クリックするとそのボタンの意味がわかるようになっています。

いま閲覧している状態をそのままＵＲＬ化することができます。これをスナップショットＵＲＬと呼んでいます。ここで生成されたＵＲＬをメールやＳＮＳをつかって書類イメージの共有をすることができます。さらにＵＲＬを生成する際、付箋をつけることができるので「パンフレットを校正したい」というような用途にも最適です。さらに「おっかけ閲覧」機能という複数の端末で表示の同期が取れるという機能をつかうと、電子会議が簡単にできるようになり、あの会議の前のうんざりする資料のコピーから解放されます。これは、ブラウザだけで実現しているので、ＰＣとiPad の表示を同期させるというようなことも可能です。しかもiPad には、アプリをインストールする必要はありません。

編集

クラウドファイリングは編集も強力です。もちろんメタ情報としてのブック文章やページ情報の文字情報の編集はもちろんのこと画像の編集も可能です。また、付箋をつけることもできます。さらに圧巻は、たとえば１０００ページのマニュアルを複製しようとしても、ものの１０秒で完了してしまいます。このように複製が容易なので、オリジナルを保存して修正を加えるというような作業の際の億劫さがありません。

登録

ブラウザやメールからＰＤＦファイル、マイクロソフトオフィス文書ファイルを簡単に登録するこおができます。その際、ファイルを構成する各ページの文章を抽出するので、ページ内の文章に対して複数のブックに亘る串刺し検索が可能になっています。また、検索にヒットした場所が、閲覧の際にマーキングされます。

iPhone 等で撮影した写真には座標情報が付加されているので、それをメールで登録すると登録結果が自動的にグーグルマップのＵＲＬが記述されます。紙にってしまっている書類を登録した場合には、スキャンスナップやキャノライドなどのスキャナに対応しており、それらがスキャンして生成したＰＤＦを自動的に登録することもできます。なお、アプリをインストールさせないというポリシーに反するのですが、スキャナインターフェースは専用アプリをインストールする必要があります。

ペーパーワークの良さを損なわない業務用書類の検索・閲覧・共有サービス　CLOUDFILING SERVICE