ペーパーワークの良さを損なわない業務用書類の検索・閲覧・共有サービス　CLOUDFILING SERVICE

【どこでも稟議】紙の稟議書が懐かしいなんて言わせません

稟議管理システム導入の失敗事例を徹底的に研究しました！

稟議（りんぎ）とは、「会社・官庁などの組織において、会議を開く手数を省くため、担当者が簡易案件を作成して関係者に回し、それぞれに同意のための捺印と承認を求めること」（出展Wikipediaの【稟議書】から引用）という意味です。会議の手間を減らし業務を効率化するものですから、稟議書の承認手続きが煩雑になっては本末転倒です。失敗事例では、結局、稟議書の閲覧のしにくさや、ワークフロー管理と資料閲覧が分離していることが大きな問題でした。
資料の検索性と閲覧性に優れ業務のペーパレス化を実現可能なクラウドファイリングにワークフロー（承認フロー）管理の機能を付加することで、稟議書の回覧と承認の管理を電子化してオンライン化して業務効率を改善することが可能になりました。

ワークフロー管理と資料閲覧が分離していることが大きな問題だった

クラウドファイリングにワークフロー管理機能を追加することで、稟議管理システムを従来の承認フロー指向から、 内容検証指向のワークフローに変革します。

紙に印刷して束ねた稟議書を回付して承認する業務の閲覧性と利便性を損なわず、オンラインで承認フローを再現します。従来のワークフロー管理では避けられなかった、内容を吟味しないままに承認が進んでしまうという弊害を排除することが可能になります。

従来のワークフロー管理システムの仕組み

従来のワークフロー管理システムでは承認のフローを管理することを主眼にしたものが主流でした。承認フローを中心に管理するように設計されている場合がほとんどです。

そのためワークフロー管理DBで管理される承認単位（証跡*）を検索したあと、そこから参照している文書（添付ファイルや文書管理DB内）を取得して内容確認することになります（一方向参照）。参照する文書を表示して内容を閲覧するのに手間がかかるため内容を十分に確認しないまま承認するということが起きます。

また開いている文書から承認単位をたどれないため、承認実行のために迷ったり・誤った対象を承認してしまう事象が起きます。

　　*証跡：監査などのために正しく承認手続きが行われたことを証明するためのデータ

クラウドファイリングで稟議管理はこう変わる

クラウドファイリングにワークフロー管理の機能を付加する際、登録された文書のメタデータ（クラウドファイリングのブック文章）として証跡を管理するように機能を組み込みます。これによって文書と証跡の組みをクラウドファイリング上での管理単位として一元管理できます。つまり文書と証跡を密結合して管理することになります。

この密結合の状態を管理できるため、クラウドファイリング上で文書を表示した状態でないと「承認」ボタンを押せない仕組みを実現します。これにより、文書の内容を確認しないと承認できない状態をつくりだせます（内容検証指向）。

また、承認単位（証跡）を検索して対象文書を参照できる以外に、参照している文書から証跡を参照して承認状況を容易に確認できます（双方向参照）。さらに、クラウドファイリングの高速で高機能な検索機能をベースに、承認ステータス（証跡に記録）と文書の全文を対象とする複合条件（ANDやOR）を指定して高度な検索が可能になります。
また、クラウドファイリングの閲覧機能により紙の稟議書類と同じ感覚で内容確認したあとに「承認」ボタンを押すことができ、承認時に迷ったり誤ったりしなくなります。

異なるフォーマットの複数ファイルを束ねて稟議書を管理

クラウドファイリングはワード、エクセル、PDFなど異なる種類のソフトで作成した書類を一束にして管理する機能を備えています。

従来の紙による稟議書は、必要な書類を印刷しそれを一束に綴って作成してきました。この稟議書を単位として、決裁／閲覧者は綴られた書類を往き来して内容確認したあと、承認するのが通常です。

従来の一般的なワークフロー管理システムでは、参照している複数の文書（添付ファイルや文書管理DB内）を取得して個別にそれぞれのアプリケーションを起動して内容確認する必要がありました。個別文書の前後関係や文書間の連続性・整合性がわかりにくく内容確認に支障をきたします。タブレットなどの性能に制約がある環境では内容確認できないと考えられます。

紙の稟議書で実現されていた連続性・整合性を確保するために、クラウドファイリングでは、ワード、エクセル、パワーポイント、PDF、スキャンデータなど複数の書類を一括してアップロードし、1つに束ねて登録できます。このとき指定した順番通りに印刷出力して束ねたのと同等の構造をブック（複数ページ画像を順に並べたもの）として管理します。

束ねた書類はページをめくって元のファイルの境目を意識せずに順番に確認できるだけでなく、書類の全ページのサムネイルを並べて表示（ページネーション表示）して直観的に書類の中を往き来して内容を確認することができます。
この機能によって、内容確認が容易になります。タブレットなどでもこの形式で稟議書全体を容易に確認できます。

このブックはページ単位で削除したり、指定ページの後ろに新たな文書を挿入することもでき、書類全体を置換えずに一部を差し替えることもできます。また複合機でスキャンしたPDFファイルを、直接指定箇所へ挿入するという機能も実現しています。

承認待ちの稟議にだけ集中して内容確認・承認できる

クラウドファイリングの強力な検索機能を用いることで、承認待ちの稟議書だけを抽出して一覧表示し、順に内容確認、承認処理を実行できます。

ワークフロー管理機能が備わっているクラウドファイリングでは、検索の際に自分が承認すべき状態になっている承認ステータス（ブック文章に記載）のブックを絞りこむことができます（本人承認に絞り込む機能、下図の①）。

①で絞り込んだなかから１つを開いて内容確認したあと、閲覧画面のメニュー上の「承認／差戻し」ボタンをクリックしてウィザードを表示します。そして、承認する場合には「OK」ボタンを、内容確認をやり直す場合には「差戻し」ボタンをそれぞれクリックします。

その後、TOPボタンで一覧表示に戻る（その資料を開く前と同じ条件で検索される）と、先ほど承認済み（または差戻し済み）の書類は表示されなくなります。一覧には常に承認待ちの稟議だけが表示されます。次の処理対象が明確になるので業務の生産性が向上します。 TOPボタンで一覧表示に戻らず、次の承認対象を直接開く機能（次々承認）も準備しています。複数の山積みになった稟議書類を順に確認していくのと同等のことを実現しています。これによって、さらに生産性を向上することができます。

ステータス変更時に次の承認者へ通知メールを自動送信

「承認／差戻し」ボタンを押して書類のステータスが変更されると、次の承認者（決裁者）や差戻し先の承認者（決裁者）へ通知メールが自動送信されます。そのメール内には当該書類を開くための短縮URLが記載され、通知メールから直接書類を開いて内容確認し、次の承認／差戻しをすぐに処理できます。

この承認者間の通知メール機能はクラウドファイリングの他の機能との相乗効果から以下の点でとても有用です。

• 通知メール内の短縮URLは、あくまで書類を開くためのものでワークフロー証跡に到達するものではありません。よって、承認すべき書類の内容を先に確認しワークフローの承認を処理できます。これは、書類とワークフローが一体になっていることの効用です。
• 書類にはページ上の該当箇所を示してコメントをつける付箋を貼ることができます。よって、承認時の注意点や差戻し時の理由を書類内に正確に明示できるので、通知メール内にコメントを記載する必要がなくなります。さらに、そのふせんは後で検索するのに使用することもできます。
• 他のワークフロー管理システムはその統合環境下で、承認者間の通知を管理するという窮屈なものになっています。一方、クラウドファイリングではこれまで使っているメール・システムと連動するので、通知手段が増えて運用が煩雑になるという弊害は生じません。

クラウドファイリング上での稟議管理の特長

クラウドファイリングにワークフロー管理機能を組み込むことで稟議管理が以下のように変わります。

1. ブラウザだけで閲覧／決裁ができる
   ブラウザだけで稟議書類の内容を確認して決裁ができます。稟議を構成する複数の文書ファイルをひとつの稟議書類に束ねて登録するので紙で印刷した書類と同じ感覚で確認し決裁できます。稟議書類をダウンロードしてアプリケーションで開く必要はありません。
2. 稟議書類の社内回付時間がゼロになる
   稟議書類を全てクラウドファイリングに格納し一元管理するので、書類の社内回付が不要になります。決裁者はいつでもどこからでもオンラインで稟議書類にアクセスして決裁できます。例えば、ホテルのビジネスセンターからでも決済業務を行え、稟議が滞りません。
3. 決裁者のデバイスを選ばない
   決裁者はブラウザのみでアクセスできるのでPCでもタブレットでも決済可能です。決裁者、閲覧権限、決裁進捗状況の表示は導入先の要望に応じてフレキシブルに設計できます。
4. 必要な稟議書類を抽出して、サムネイルで一覧表示できる
   全ての書類を一元管理するので、案件番号・稟議番号・承認ステータスなどで必要な稟議書類を抽出できます。稟議書類は一つのファイルに束ねてあり、サムネイルで一覧表示されます。稟議書類の内容（報告書、注文書、検収書、の別）を見分けて迅速に決裁できます。
5. 承認フローの証跡が容易に参照できる
   承認フローの証跡が文書データのインデックスに記録され参照が容易です。
6. 紙の書類の整理・整頓・仕分け・ファイリング作業が不要になる
   これまで多くの時間と労力を費やしていた紙の書類の整理・整頓・仕分け・ファイリングの作業が不要になります。