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e文書法(税務関係書類のスキャナ保存要件)対応のタイムスタンプ付与機能

クラウドファイリングはe文書法に対応します

e文書法の税務関係書類のスキャナ保存要件緩和と対応への課題

2015年9月30日に施行の「e文書法の税務関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し」(財務省サイト:平成27年度税制改正の大綱)では、税務関係書類のスキャナ保存の要件が緩和されます。そこでは、業務運用設計やシステム構築を軽減可能にする以下の点が注目されています。

  • 対象書類の金額基準が撤廃され、どの重要書類(契約書・領収書など)も対象になる
  • スキャナ保存時に必要とされた入力者の電子署名が不要となり、入力者に関する情報を保存したうえでタイムスタンプを付与するだけでよい
  • スキャナ入力時に書類の大きさ情報の保存が不要になり、またカラーでの保存も不要
電子帳簿保存法とスキャナ保存要件緩和の対象

今回スキャナ保存要件が緩和されるのは、右図に示した税務関係書類のうち赤で記した取引関係書類です。しかし、これらの書類をスキャナ保存する場合、紙面を200dpiの解像度で読み取り所定の画像フォーマットで保存する必要があります。A4サイズの紙面をその解像度で読み取ると、ページ毎に1600x2300画素程度の大容量の画像ファイルとなります。複数ページの場合はその分容量が増加します。

従来より、スキャナ入力データは企業内の電子帳簿システム(経理財務情報を管理するシステム)の情報と紐付けて管理することが必要です。この目的で、電子帳簿システムにアップロードしてシステム内に格納した場合、表示するのに、いちいち重たいファイルをダウンロードし、アプリケーションを起動するのに時間がかかり、書類を検索・確認する(見読性の確保)のに業務従事者を待たせることになります。その結果、確かにe文書法には対応できたけれども、業務効率がかえって悪化してしまうことさえあります。

このような税務関係書類をスキャナ保存し業務で利用する際の課題は、クラウドファイリングがスキャナ保存要件に対応することで解決します。

クラウドファイリングがe文書法に対応することで何が変わる

クラウドファリングは、格納した画像ファイルが大容量であっても、重たいファイル全体をダウンロードすることなく、それを高速に検索し閲覧用にページ表示できるという特性を備えています。これによって、上記課題の書類確認で利用者を待たせることがなく、スキャナ保存の目的の一つである業務効率改善を容易に達成できます。

一方で、要件の一つであるタイムスタンプ要件は、スキャナ入力後のファイルをアップロードした後、クラウドファイリングのサーバ内で無条件に自動的に付与することで対応しています。これにより誰が作業しても、タイムスタンプ付与の作業を意識することなく書類をスキャナによってデータ化してクラウドファイリング上への登録とその確認作業に専念でき、大幅に業務効率を改善できます。

このようにして、税務関係書類の管理・保管業務を効果的にペーパーレス化できます。そして、税務関係書類の原本保管を不要とする情報インフラを準備できます。*

*税務関係書類の原本を破棄可能にするには、税務署などへ申請したうえで承認を得る必要があります

経費精算システムなどと直に接続せずにデータ連携する方法

ここでは、電子帳簿システムとして経費精算システムを例にデータ連携による税務関係書類の保管方法を説明します。

現存する経費精算システムの多くは税務関係帳簿システムとしての要件を満たしています。しかし、税務関係書類をスキャナー入力した大容量ファイルの保管が容易ではありません。このため、経費精算はオンラインで手続きしたうえで、長期保存義務のある税務関係書類(経費精算の場合は主に領収書)は紙のまま保管して運用することが一般的です(下図の「連携なし」を参照)。その結果、紙処理に伴う業務や書類の物理的な保管が必要になる、という課題が依然として残ります。

経費精算システムとクラウドファイリングのデータ連携

これを解決するため、税務関係書類をスキャナ入力したデータを、経費精算システムと紐付くユニークで検索可能なメタデータ(例えば伝票番号など)と供にクラウドファリンリングに登録しデータベース化することで、関連する全データをオンライン化できます。これにより、直に接続せずとも入力手順を工夫して、経費精算システムとクラウドファイリング間でデータ連携できます。このことは、ご利用中の経費精算システムをそのまま利用できることを意味します。

具体的な方法は以下のとおりです(右図の「データ連携時」)。

  1. 経費精算システムで作成した精算書と領収書のスキャンデータをクラウドファイリングに格納
  2. クラウドファイリングに格納された各証憑データには、精算書の伝票番号や申請者IDなどをメタデータとして記録
  3. 領収書のスキャナ入力したファイルにはタイムスタンプを付与してクラウドファイリングに保管

上記2.のメタデータをもとに検索することが可能となり、そのメタデータを紐付けのためのキー情報として両システムをデータ連携できます。

このようにクラウドファイリングを活用することで、既存の電子帳簿システム(経費精算システムなど)と連繋するオンラインの税務関係書類の管理システムを実現します。

クラウドファイリングで税務関係書類を保存する実際例

精算書と関連証憑の入力データをブックに束ねて管理

上記の経費精算システムとデータ連携して税務関係書類(領収書)のスキャナ入力データをクラウドファイリングに保存する実際の例を説明します。

以下がその手順です(右図参照)

  1. 経費精算システムで申請者が作成した精算書をPDFファイルに出力します。
  2. その精算書と関連する紙の領収書の原本を束ねてスキャナによりデータ化しPDFファイルを生成します。
  3. 1., 2.で生成した精算書のPDFファイルと領収書のスキャンPDFファイルをクラウドファイリングの合本登録機能(複数のPDFを指定した順にページ画像を生成して束ねる)を使って単一ブックとして登録します。
  4. クラウドファイリング上の登録処理過程でスキャナ保存要件を満たすタイムスタンプを自動的に付与します。

上記1.で生成する精算書のPDFファイル内の文字が抽出可能な場合、3. の登録処理の過程でページの先頭にある文字列(伝票番号、申請者、所属など)を自動的にメタデータ領域(ブック文章)にコピーします。こうすることで、精算書の主なキー情報を手入力することなく検索で使用可能になります。

スキャナ保存ではタイムスタンプの一括検証が重要

税務関係書類のスキャナ保存のもう一つな重要な要件として、

スキャナ入力し保存したPDFファイルのタイムスタンプの有効性(タイムスタンプ付与後に改ざんされていないか)を一括検証できること、

があります。

クラウドファイリングでは、ある条件(文書属性や登録した期間など)を指定して検索にヒットした複数の書類を、一括して検証できます。そして、その検証結果を1つの書類に出力し同じ仕様のタイムスタンプを付与したうえで、クラウドファイリングに登録する仕組みを実装しています。

これにより、検証操作した時刻とともに一括検証の結果を保証します。

経費精算以外の証憑書類も対象に

スキャナ保存が可能な取引関係書類には、領収書以外に、契約書、発注書、見積書、検収書、請求書などがあります。これらの書類は、取引先毎に書式が異なり、また交換の型式がPDFファイルであったり紙面であったりします。結果として、その管理が容易ではなくなるという課題があります。

クラウドファイリングは非定型フォーマットの書類を一元的に管理するのを得意としていますので、この課題を容易に解決できます。

上記の経費精算システムとのデータ連携と同様にして、任意の電子帳簿システムが出力する帳票を表紙とし関連する取引関係書類をブックに束ねることで取引ごとの証憑を紐つけることができます。例えば、案件の概要を説明する報告書に続けて、見積書、発注書、納品書、検収書、請求書を束ねることで、そのブックを確認して経過をトレースできます。

以上ご説明しましたとおり、クラウドファイリングはe文書法の税務関係書類のスキャナ保存の新要件に対応し、同時に業務の徹底した効率化を実現する理想的なサービスであることをご理解いただけると考えています。

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