ファイルサーバ移管による重要文書の検索・抽出効率改善
ファイルサーバで文書ファイルを探せずお困りではないですか
課題：ファイル数が膨大になり文書が抽出できず死蔵している
書類の元ファイルをそのまま保存したり、紙書類を電子化・PDF化してファイルサーバに保存するのは一般的になっています。また、ファイルサーバのフォルダ構造で分類することもできています。しかし、有用文書が死蔵しているという課題が顕在化しています。以下がそのポイントです。
- ファイル数がある数（数百ファイル）を超えたあたりから、フォルダ名・ファイル名を頼りに、書類（文書ファイル）を探しだせなくなった
- ファイルサーバ内の何処かに存在することは分かっているのに、限られた時間内に探すことが困難になった
- 限られた時間内に探索できないため、書類に残した内容を記憶に頼ったあやふやな情報に基づいて作業してしまう
- その結果、作業の生産性と質が下がることになる。的確な顧客対応ができずに、会社の損失につながる場合も生じている
これらを解決するとともに、特に次の要望を達成することが要件です。
要望：既存分類と書類内キーワードで素早く書類を抽出したい
ファイルサーバでは文書ファイルをプロジェクト名や書類の種類（企画書、設計書、議事録、納品報告書などの別）によって分類できています。この分類情報と書類内キーワードとで検索できればファイルの死蔵問題は解決できそうです。
CLOUDFILINGを使って上記の課題を解決する際のシステム要件は以下のとおりです。
- 文書ファイルの階層による分類を検索情報として流用する
- 分類情報と書類内キーワードの複合条件（AND、OR、NOTの組合せ）を指定して高速に検索できる
- 検索結果をわかりやすく表示し、対象となる書類の該当ページを素早く抽出できる
- 検索にヒットしたページの中身を限られた時間内に確認できる
これらの要件をCLOUDFILINGでどのように満たすかを次に説明します。
ファイルサーバの階層構造をCLOUDFILINGへ移管して解決
ファイルサーバをCLOUDFILINGへ移管する方法
上記の要件を満たすために、ファイルサーバの文書ファイルをCLOUDFILINGへ移管して、検索・閲覧性を向上させることにしました。
右図がその移管の概要と検索・閲覧が容易になることを示した図です。ファイルサーバからの全ファイルの一括移管と、CLOUDFILINGへ移管した後の検索・閲覧までの操作手順の概略は以下のとおりです。
- フォルダ階層で表現されている分類構造をそのまま活かして、ファイルサーバ内の文書ファイルをCLOUDFILINGへ移管します。このときフォルダ階層のパス名は「ブック文章」*と呼ぶCLOUDFILING特有のインデックス情報として格納することができます
- 移管したファイルは、ブック文章に記録された既存分類とCLOUDFILINGの全文検索機能を使って、高度な複合条件で検索できます
- 従来通りの階層による分類をツリービューから指定して検索
- フリーワードで全文を対象に検索
- 分類情報とフリーワードにより複数フォルダから一度に所望内容を検索できる
- CLOUDFILINGの高速検索と結果のサムネイル表示から、探したい書類の対象ページを一瞥で抽出できます
- 抽出した書類の対象ページを直接開くと、指定キーワードの所在がマーカで示されます。それを頼りに周辺の文章・パラグラフを確認すればよく、探している書類であるかの判断を速めることが可能になります
*ブック文章：ドキュメント単位（ファイル単位）で検索するときの検索対象文字列
フォルダーパスをCLOUDFILINGのブック文章に格納
ファイルサーバの特定フォルダから下に存在する全ファイルを一括してCLOUDFILINGに移管することが可能です。
これには、複数ファイルを指定して一括非同期登録のための専用アプリケーションソフトウェアを使用します。この登録の過程で、既存ファイルサーバのフォルダ階層構造をクラウドファイリングのインデックス（ブック文章）に一定ルールで格納します。
例えば、ファイル毎にフォルダパス名を登録ファイルのブック文章へそのまま転記することができます（右図）。この設定をすると、同一フォルダに保存されていたファイルは、フォルダ名の共通部分をキーワードとして検索することで、一括してサムネイルで並べて表示することができます。
また、CLOUDFILINGでは、ブック文章を対象とするキーワードと、全文を対象とするキーワードで複合検索が可能です。よって、従来の分類情報で抽出できる文書を対象に全文検索することが可能です。
ツリービューを使って既存の階層構造を容易にたどれる
前述のとおり、分類情報としてのフォルダパスは、ファイルサーバから移管した全ファイルのブック文章に記載されています。
移管した全ファイルのブック文章からフォルダパス情報を収集することで、ファイルサーバ上での元のフォルダ改造構造を再現することが可能です。そして、その情報に基づいて、HTMLの記述をうまく工夫することでフォルダ階層をツリー表示することができます（右図）。
右図の例では、フレーム表示で分割し、左側にメニューとして階層のツリー表示を、右側に選択したノードに対応するフォルダ内の全ファイルをサムネイル表示しています。この例の通り、HTMLページの表示を工夫することで、ファイルサーバで使い慣れたツリー表示を実現することも可能です。
(注)このツリービュー表示は標準機能には含みません。カスタマイズにて対応いたします
ファイルサーバをCLOUDFILINGへ移管した結果…
導入による効果
- ファイルサーバ上にあった探索困難な書類を限られた時間内で該当ページを抽出し内容確認することが可能になりました
- 有限時間で探しだせずに記憶に頼った、曖昧な顧客対応で生じる不要コストをゼロにすることが可能になりました
- 検索の時間が短縮されたことで、お客様からの問合せに有効時間内に確実に返答することが可能となり、顧客満足度を向上させられました
- ファイルサーバの中に記録されているのに有効時間内に対象書類を探し出せない、という書類の死蔵状態を解消できました
導入先
- 遊戯施設管理会社 様
