紙の書類による作業をなくして業務の生産性を改善する
ペーパーワークを手放せずに生産性改善が滞っていませんか?
企業の販売活動に関連する、受発注や売上の管理業務は多くの部分で電子化が完了しています。しかし、多くの場合に顧客とのやりとりで紙の書類(注文書、検収書)をなくすことができていません。これは、紙面上の内容を確認する作業が紙書類と同程度にする方法がなかったためです。結果的に受注・納品・検収の確認作業の全体を紙書類をベースに行わざるをえなくなっています。そのため以下の課題が明らかになっています。
課題:従来のぺーパーワークのままでは生産性が上がらない
- 顧客から紙で入手した書類(注文書、検収書、契約書、その他)を社内で電子的に作成する報告書と束ねて起票し、その書類を元にペーパーワークするのが煩雑になってきた。また、回付には書類の移動が必要で時間がかかっている
- 年度末、期末、月末の起票数が増える繁忙期には、大量の書類を前にして担当者が悲鳴をあげている。
- 次々に到着する紙書類を整理・仕分け・ファイリングする作業が、業務遂行上で大きな時間を占めている
- 一度整理した書類から、内容確認のために再び書類を抽出する作業も無視できないほどの時間を必要としている
これらを解決するとともに、特に次の要望を達成することが要件です。
要望:ペーパーワークの良さを損なわずに業務生産性を改善したい
- 紙書類を電子化して文書ファイルと共にオンライン化し、ペーパーワークの効率を向上したい
- 紙書類の回付や内容確認に掛かる時間を短縮し業務全体の生産性を改善したい
- 紙書類で行っている内容確認(審査)の手間が増加しないようにしたい
これらの要件をCLOUDFILINGでどのように満たすかを次に説明します。
ペーパーワークをCLOUDFILINGで一元管理して解決
関連書類をすべて電子化しCLOUDFILINGへ登録するところから
業務審査部へ提出する報告書は本体と添付資料からなります。これらの書類は、元々以下の形式で準備されます。
- MS-Officeにより作成したOffice文書ファイル(報告書本体、計算書など)
- 他のシステムが生成するPDFファイル(見積書、明細書など)
- 紙書類(注文書、検収書、現品票、契約書など)
従来は、報告書を起票する各営業部や営業所で、紙書類に併せて文書ファイルを全て印刷出力していました。
この方針を180度方針転換して、オンラインで扱いやすくするために全書類を電子的に扱うことにします。これにより、各営業部や営業所で行う作業は大きく様変わりします。
まず、電子データとして準備されている、Office文書ファイルとPDFファイルはそのままCLOUDFILINGへ登録します。また、紙書類はスキャナやプリンタ複合機を用いてスキャンしPDF化してから登録します(右図)。
この時、関連する書類はすべて、登録時に案件番号を「ブック文章」*と呼ぶCLOUDFILING特有のインデックス情報に書き込んで登録します。こうすることで、後で関連文書を一括して検索・抽出できるよう準備をしておきます。
こうしてCLOUDFILINGに格納された書類はいつどこからでもアクセス可能となります。
*ブック文章:ドキュメント単位(ファイル単位)で検索するときの検索対象文字列
いつどこからでも必要な書類を案件番号によって速やかに抽出できる
書類がひとたびCLOUDFILINGへ格納されると、アクセス許可された社員であれば、いつでもどこからでもオンラインで参照可能になります。つまり、各営業部・営業所が起票した報告書と関連資料を紙書類の形式で回付しなくても、関係者が中身を確認できるようになります。このようにして、紙書類の回付にかかる作業を大幅に削減しほぼゼロにすることができます。また、起票してから他の社員が参照可能になるまでのタイムラグもなくせます。
CLOUDFILINGで一元管理して書類を管理する場合の別のメリットとして、対象案件に必要な書類を検索によって抽出できることです。ここで、各書類を登録するときにブック文章へ書き込んだ案件番号の意味が出てきます。案件番号を手がかりにしてブック文章を対象にして検索することで対象案件に関連する全ての書類をサムネイルで画面に表示できます。また、検索結果がサムネイルで表示されるので、書類がどのようなものか(報告書、注文書、検収書、の別)を判断しその時に必要な書類を的確に表示できます。
ここまで効果を確認すると、紙書類を扱っていたときとは大きな違いがあることに気付きます。それは、後で抽出しやすくするために、紙書類を整理・整頓・仕分け・ファイリングしていた作業が一切不要になることです。案件番号を使ってCLOUDFILINGで検索すると対象文書を速やかに抽出できるので、紙書類を扱う煩わしさから開放されるのです。
PCとタブレットによる多画面表示によって内容確認を効率化
以上から、紙書類による業務を転換して、書類の起票から整理・仕分け・並べ替え・回付・抽出をCLOUDFILINGの機能で代替できることがわかりました。
一方でペーパーワークの本質である、内容の確認(審査)が手軽に行える点が損なわれないかが、もう一つの評価ポイントとして重要です。紙面で行えば短時間で済むことを、システムの導入によって余計に時間がかかってしまっては導入する意味が半減します。
サービスの特徴に記載の通り、CLOUDFILINGの紙文書と文書ファイルの印刷イメージを一元管理し、その印刷イメージをブラウザに直接表示する方式をとっています。そして、確認の必要なページのみ画面に表示し、部分的に拡大したりスライドして視認しやすい部分へ速やかに移動できます。この結果、書類確認の時間が大きくは増えないことが見込めます。
また、紙書類と異なるのは同じ報告書に束ねたページでありながら、別の画面に表示できることです。PCで複数のブラウザウィンドウを立ち上げて表示したり、別のページをタブレットなどの別端末で同時に表示したりできます。こうすることで、確認対象ページを行ったり来たりすることなく同時に表示して確認作業をの効率向上が図れます。他の文書管理システムでは得難い特性です。
ペーパーワーク業務をCLOUDFILINGで再構築した結果…
導入による効果
- 業務に関わる紙の量を従来の1/7にまで削減できた
- 報告書内容の審査時間は紙の書類で行うのと同程度の時間で行えるようになった
⇒ペーパーワークの利便性を損なわずにシステム構築できた - 紙書類の整理・仕分け・並べ替え・回付・抽出にかかる時間を限りなくゼロにできた。つまり、ペーパーワークの手間を大幅に削減できた
⇒報告書審査業務の全体時間を大幅に短縮できる - 業務途中での特に必要のない印刷出力・コピーがなくなり、紙の量を大幅に減らすことができた(ペーパーレス化)
- 書類の倉庫へ移設するコスト、倉庫保管費用の削減を見込める
- ワークフロー(電子的承認の仕組み)を組み込むことでさらなる業務効率改善をもたらす見通しがたった
導入先
- 大手SIer 様